Kilometrikorvausten ja muiden kulukorvausten hakeminen

Taustaa

Lippukunnan tehtävien hoitamiseen liittyvien kulujen ja matkakustannusten korvaamisesta on olemassa ikivanha ajatusmalli, että suoraan toimintaan liittyvät bensat ja asialliset hankinnat korvataan. Käytännössä matkakustannuksien korvauksia on haettu aika harvoin ja hankintoja on tehneet vain sellaiset johtajat, jotka ovat aina pystyneet hyvin arvioimaan mitkä hankinnat ovat asiallisia. Vanha ajatusmalli pätee edelleen, mutta tällä ohjeella pyritään täsmentämään mitä se konkreettisesti tarkoittaa ja miten korvauksia haetaan.

Kulukuitit ja niiden selvittäminen

Lähtökohta kustannusten korvaamisessa on, että oman pestin hoitamisesta aiheutuneet kustannukset korvataan täysimääräisesti. Korvausta varten rahastonhoitajalle toimitettavaan kuluveloitukseen pitää liittää riittävä selvitys siitä mistä ja miksi kulu on syntynyt sekä kenelle ja mille tilille korvaus maksetaan. Kulun selvittämiseen voi hyödyntää lippukunnan tilikarttaa, josta voi päätellä millä tarkkuudella kulukorvausten selvitykset pitäisi kirjoittaa, että rahastonhoitajan olisi helppo tiliöidä ne oikein kirjanpitoon. Olennaista selvittämisessä on, että kuvataan se toiminta johon kulu liittyy (esim. Susi-lauman askartelutarvikkeet, Syyssafarin bensat, vuosikokouksen tarjoilut jne).

Matkakustannusten korvaukset

Lyhyillä matkoilla, kuten Keltolahden huoltoajossa ja retkillä lähiseudulle, lähtökohtainen tapa maksaa matkakustannusten korvauksia on käyttää kaavamaista bensakorvausta, joka on suuruudeltaan 15 senttiä kilometriltä. Pidemmillä matkoilla, esim retkillä Hämeen seudulla, voidaan vaihtoehtoisesti korvata tarkat toteutuneet kulut esimerkiksi tankkausten perusteella siten, että reissuun lähdetään täydellä tankilla ja reissun lopuksi tankataan tankki takaisin täyteen ja tästä tankkauksesta toimitetaan kuitti kirjanpitoon. Erityisen pitkillä matkoilla, joiden tekemiseen voitaisiin käyttää myös esimerkiksi pikkubussia, voidaan korvata polttoainekulujen lisäksi myös muita auton omistajalle suurehkon kilometrimäärän ajamisesta aiheutuvia kuluja. Korvauksen maksamisesta ja määrästä sovitaan erikseen. Esimerkiksi vuoden 2014 vaellukselta Kolille maksettiin kunkin auton omistajille 50 euron kiinteä korvaus noin 950 kilometrin matkasta. Korvauksen määrä pohjautui löyhästi ja alaspäin pyöristäen Valtion työmarkkinalaitoksen käyttämään kilometrikorvauksen laskentakaavaan, jossa voitelu-, rengas- ja huoltokulujen määräksi on arvioitu hieman yli 6 senttiä kilometriltä. Kaikissa matkojen korvaamisessa lähtökohtana on, että vain tarpeelliset ajot korvataan, eli lähtökohtaisesti suositaan kimppakyytejä ja mahdolliset omat huviajelut tapahtuman aikana menee omaan piikkiin.

Korvausten hakeminen, hyväksyminen ja maksaminen

Kulukorvaukset haetaan ensisijaisesti sähköisesti, eli kuitit ja niistä laadittu selvitys skannataan ja lähetetään sähköpostilla rahastonhoitajalle. Selvityksen laatimiseen suositellaan käyttämään sitä varten laadittua Excel-laskupohjaa, mutta myös muu selkeä yhteenveto josta selviää kulujen syy ja määrä sekä suorituksen saaja kelpaa. Rahastonhoitaja hyväksyy ja maksaa selkeät ja tavanomaiset kulut itsenäisesti. Muiden kulujen osalta hän voi pyytää laskun tarkastuksen ja hyväksynnän esimerkiksi toiminnasta vastaavalta tapahtuman johtajalta tai tuoda kulun johtajaneuvoston hyväksyttäväksi.

Alkuperäinen teksti: Lasse Järvi Ko-Gi 2017